Déléguer sa préparation comptable : un gain de temps

Déléguer sa préparation comptable est une véritable aubaine. Finies, les heures perdues à tenter de mettre la main sur tel ou tel document ! Un professionnel s’en charge à ta place : la secrétaire indépendante. Plus de stress, plus de relances du cabinet d’expertise comptable ! En effet, la transmission des informations est faite en temps et en heure. Confier cette mission à un indépendant te permet de te délester de ce poids administratif et, surtout, de dégager du temps supplémentaire, que tu seras libre de consacrer à ton entreprise, à tes hobbies ou à ta famille. Prêt.e à sauter le pas ? Non ? Tu as quelques doutes ? Découvre tout ce qu’il y a à savoir sur la notion de préparation comptable !

Comprendre la notion de préparation comptable

Être chef d’entreprise implique non seulement d’être à la pointe dans son secteur d’activité, mais également de tenir sa comptabilité : il faut être irréprochable sur le plan administratif. Si cet aspect est négligé, c’est bien souvent le début des ennuis. Entrepreneur en herbe (ou chevronné ?), on ne rigole pas avec les obligations comptables !

La préparation des documents comptables, ou le talon d’Achille de l’entrepreneur

La préparation comptable, ça te parle ? Oui, oui, le cauchemar d’une majorité de chefs d’entreprise… Toi aussi, tu en fais partie ? Ne t’en fais pas, je comprends tout à fait. 

Bien évidemment, l’activité comptable requiert une bonne dose d’organisation. C’est pourquoi, le suivi comptable s’avère essentiel : ta gestion comptable est entre de bonnes mains. 

Toutefois, pour pouvoir mener sa mission à bien, le service comptabilité nécessite ton entière coopération. C’est là qu’intervient la préparation des documents comptables. En tant qu’entrepreneur :

• tu es très demandé.e ;
• tu manques de temps ;
• tu règles 1 000 problèmes par jour, seul.e ;
• tu n’es pas à jour sur ton administratif 
• tu accumules de plus en plus de retard. 

En somme, c’est la catastrophe ! Je sais que ta situation est difficile, mais il est risqué de négliger ta préparation comptable : elle est indispensable à la bonne gestion des affaires de ton entreprise. 

Tu es conscient.e de l’importance des actes administratifs. Cependant, tu ne trouves plus le temps de t’en charger toi-même ? Avant de prendre une décision hâtive, discutons de la préparation à la comptabilité.

C’est quoi, la préparation comptable ?

Tu es prêt.e ? On se concentre. Je te laisse quelques secondes pour te vider l’esprit et t’immerger dans le monde périlleux du secrétariat comptable. 1… 2… 3… À présent, revenons sur la notion de préparation comptable. De quoi s’agit-il exactement ? 

• La préparation comptable définit les méthodes et les procédés destinés à la réunion et à la transmission des pièces administratives de ton entreprise.

• Ces dernières sont indispensables à l’établissement des documents comptables, tels que les déclarations fiscales, bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe.

Il faut le savoir : l’expert-comptable, ou le collaborateur comptable qui aura été désigné au préalable, te réclamera un certain nombre de documents. C’est pourquoi il est fondamental de déterminer une méthode organisationnelle qui ne te fait pas perdre de temps. Être relancé.e, ce n’est jamais amusant… Au contraire, cela est à l’origine d’un certain stress. 

Bien organiser ses documents comptables

Avant de transmettre tes documents au cabinet comptable, un certain degré d’organisation est requis. Pour quelle raison ? Tout simplement, pour collaborer de manière fluide avec le service comptabilité. De plus, l’expert-comptable traitera plus rapidement ton dossier. 

Les pièces comptables à fournir à l’expert-comptable 

Au terme d’une période donnée (chaque mois, de préférence.), il est demandé au chef d’entreprise de faire parvenir à son expert-comptable un certain nombre de justificatifs. Ceux-ci décrivent  les mouvements bancaires effectués sur ton compte professionnel, qu’ils soient au débit ou au crédit de ce dernier :  

• les factures d’achat et de vente ; 
• les relevés de compte ;
• les factures bancaires ; 
• les fiches de paie des salariés ; 
• Les OD de salaires ;
• les tickets et relevés de carte bancaire ;
• les bordereaux de remises de chèques ;
• etc.

Chaque mouvement bancaire doit être justifié à l’aide d’une pièce. Il ne doit rester aucune opération sans justificatif.

Le classement des documents comptables

Classer des documents implique de la méthode (et de la patience !). Pour réaliser cette tâche correctement, veille à ne pas être dérangé.e. En effet, les perturbations extérieures peuvent te nuire. Disons-le, tu auras sans doute besoin de calme. 

Pour parvenir à un classement efficace, je te propose de garder en tête les éléments suivants.

• Établis un classement par catégorie : la banque, les recettes et les dépenses.
• Classe les pièces de manière chronologique.
• Numérote les pièces (cela facilite la saisie comptable, et plus largement, le travail des experts-comptables).
• Annote ton relevé de compte bancaire professionnel en indiquant le numéro de pièce correspondante (utile pour ton rapprochement bancaire). Aussi, il est possible de faire coïncider les opérations et les documents numérotés, directement sur les fichiers d’extraction bancaires. 

La tâche est fastidieuse, mais nécessaire : elle participe activement à la bonne gestion de l’entreprise.

Déléguer sa préparation comptable et en tirer les bénéfices

Déléguer sa préparation comptable facilite le quotidien de l’entrepreneur : ton quotidien ! Les journées sont courtes. Tu ne peux pas tout gérer seul.e. Pourquoi ne pas faire appel à une secrétaire indépendante (AmplitudeMel est la meilleure, à ce qu’il paraît… Je dis ça, je ne dis rien !) qui pourra t’offrir une écoute et un soutien personnalisé ? 

Pourquoi déléguer la préparation de ses documents comptables ?

Confier les missions que tu ne peux pas accomplir toi-même fait partie de l’esprit entrepreneurial. Eh oui ! Il devient difficile de gérer ton activité, tes employés, tes relations d’affaires… 

Il faut le reconnaître : déléguer est synonyme d’une épine retirée du pied. Bien sûr, c’est un coût financier. Cependant, si ton chiffre d’affaires te le permet, fonce ! 

Fais-moi confiance : tu n’en seras que soulagé.e. Désormais, tu vas pouvoir consacrer ces heures gagnées à autre chose. Tu vas notamment pouvoir :

• te concentrer sur ton coeur de métier ;
• entreprendre de nouveaux projets ; 
• dégager du temps pour tes activités personnelles (course à pied, shopping, lecture : fais ce qu’il te plaît !) ;
• etc.

Le choix de la secrétaire freelance 

Internaliser ou externaliser, cela reste ton choix. Cependant, faire appel à une secrétaire indépendante peut réellement améliorer la qualité de ton quotidien professionnel. Inévitablement, cette décision impactera également ta vie personnelle.

Tu te demandes pourquoi confier ta préparation comptable à une secrétaire indépendante ? L’externalisation a ses bons côtés. Ci-dessous, je te présente une liste d’arguments qui devraient t’aider à faire le bon choix : 

• Le statut de freelance. Faire appel à un prestataire externe te permet de conserver une certaine flexibilité. En effet, il est plus aisé d’interrompre une collaboration avec un freelance qu’avec un salarié. De plus, tu n’es pas tenu.e de régler de charges salariales.

• L’implication du prestataire de service. La secrétaire indépendante œuvre pour ses clients, non pour un employeur. Cela peut faire toute la différence, en termes de gestion de la mission. C’est pourquoi elle attache une importance fondamentale à ta satisfaction.

• Le sens de l’organisation de la secrétaire indépendante. Voilà la qualité requise en matière de préparation comptable ! Au cœur de l’activité de secrétariat, se trouve un panel de méthodes organisationnelles. Son expertise permet de répondre rapidement à la demande de l’expert-comptable, plutôt que de repousser indéfiniment la date fatidique. Une aide à la préparation comptable se révèle souvent indispensable.

• Les services de la professionnelle du secrétariat. Tu confies déjà ta préparation comptable à une secrétaire indépendante ? Toutefois, tu aimerais lui déléguer plus de tâches administratives, sociales ou comptables ? Ça tombe bien ! La secrétaire freelance a plus d’un tour dans son sac : classement, archivage, mise en page, correction, gestion du courrier, de la mise sous pli, des boîtes mail et du standard téléphonique, facturation, relance des créances impayées, etc… Il n’y a pas de doute : te faire assister est une solution efficace.

Attention, toutefois. Les missions de comptabilité générale sont le monopole de l’expert-comptable. La secrétaire freelance ne saurait s’y substituer.

Désormais, déléguer sa préparation comptable devient la norme pour nombre d’entrepreneurs. La solution ? La secrétaire indépendante ! Pour gagner un temps précieux, contacte un professionnel du secrétariat. En effet, ce dernier maîtrise l’art de l’administratif et de l’organisation, à la perfection ! Tu souhaites confier une mission à AmplitudeMel ? Contacte-moi !