Quelles tâches déléguer à une secrétaire indépendante ?

Chef d’entreprise, tu as besoin d’une personne de confiance pour te seconder dans la gestion administrative et comptable ? Tu fais face à un surcroît d’activité et tu n’arrives plus à tout assurer ? Externalise ce qui ne fait pas partie de ton cœur de métier ! Une télésecrétaire peut t’épauler efficacement. Elle travaille à distance, souvent depuis son domicile. Son expertise en matière bureautique et réglementaire en fait la garante du bon fonctionnement de ta société. Prise en charge ponctuelle ou assistance sur le long terme, tout est envisageable. Évalue tes besoins, elle s’adapte à ta demande et te propose une intervention à la hauteur de tes attentes. Mais quelles missions lui confier ? Voici une liste non exhaustive des tâches à déléguer à une secrétaire indépendante.

1- Standard téléphonique

Le téléphone qui ne cesse de sonner, c’est génial pour les affaires, mais une véritable calamité pour l’entrepreneur ! Comment travailler correctement lorsque l’on est sans cesse interrompu ? Pour autant, décrocher est essentiel. Il en va de l’image de ta PME. Un client qui est régulièrement renvoyé vers un répondeur automatique finira par s’adresser à un autre professionnel. A contrario, il sera davantage enclin à te faire confiance si le lien est établi rapidement, même s’il n’obtient qu’une solution d’attente.

Pour te soulager, la secrétaire freelance peut :

  • gérer les appels entrants ;
  • contacter en ton nom ta clientèle, tes fournisseurs et tes partenaires.

2- Gestion des plannings

Si la secrétaire indépendante avec qui tu collabores gère ton standard téléphonique, elle va également s’occuper de ton agenda. Elle programme tes rendez-vous aussi bien avec les clients qu’avec des professionnels. Tu peux aller plus loin en lui confiant l’organisation des plannings pour les employés de ta société. Entre congés, absences diverses et compétences spécifiques, elle jongle pour optimiser le temps de présence de chacun dans l’entreprise. Avoue qu’il est confortable de commencer la journée ou la semaine avec un emploi du temps clair sans avoir à se soucier de rien !

3- Facturation

La facturation est un acte de gestion chronophage. Pourtant, sans investir la durée nécessaire à l’établissement et au suivi de tes documents de vente, il ne rentre pas d’argent dans ton entreprise. Tu travailles pour rien ! Sous-traiter te soulagera énormément. Le service comprend souvent :

  • la rédaction et la frappe des devis et factures ;
  • l’envoi au client ;
  • le suivi des règlements ;
  • les relances.

Non seulement tu auras plus de temps pour te consacrer à ton activité, mais en plus tu auras l’esprit tranquille. Et ça, ça n’a pas de prix (ou presque) ! 

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4- Préparation comptable et sociale

La préparation comptable et sociale de l’entreprise est tout aussi nécessaire que la facturation. Encore de la paperasse dont tu préfèrerais certainement te passer ! Elle conditionne toutefois une relation saine avec ton cabinet comptable et l’assurance du respect de la réglementation. Pour avoir plus de détails sur cette activité indispensable à la bonne santé de ta PME, je t’invite à lire mon article dédié : déléguer sa préparation comptable, une solution efficace !

5- Conception/rédaction et frappe de courriers ou dossiers

La bureautique n’a pas de secrets pour une télésecrétaire ! Elle est également experte en ce qui concerne la normalisation des courriers. À qui s’adresser ? Comment mettre en forme ? Quelle formule de politesse ? Laisse-la faire, c’est son domaine.

Ses prestations s’étendent de la frappe simple à la conception de documents complexes. Elle peut en effet rédiger bien plus que des lettres ordinaires. Elle élabore des dossiers ou des présentations dans le cadre du développement de ton entreprise. Elle travaille en collaboration avec toi ou d’autres membres de ton équipe, écoute et met en œuvre. 

6- Suivi clientèle et prospection

Une fois le travail effectué, il est primordial de garantir un bon service client. À prestations égales avec tes concurrents, c’est là que tu feras la différence. La secrétaire indépendante s’en charge ! Au préalable, détermine avec elle une grille de réponses à apporter aux questions les plus fréquentes. Elle pourra ainsi gérer nombre d’emails et de communications téléphoniques sans avoir à te déranger. Elle renseigne et rassure tes prospects. Elle accompagne tes clients en cas de demande spécifique ou de problème. Cette disponibilité accroît et renforce la fidélité de ta base clients. Cette dernière sera heureuse de faire savoir qu’elle a enfin trouvé quelqu’un de compétent et à l’écoute.

De la même manière, la secrétaire freelance participe au développement de l’entreprise en prospectant pour toi. L’acquisition de nouveaux clients reste une épreuve pour beaucoup d’entrepreneurs. Cette partie de ton activité se sous-traite aisément.

9- Conception des dossiers de marchés publics

Tes compétences et ton domaine d’activité te permettraient de signer des contrats avec les collectivités locales, ou même avec l’État, mais tu ne sais pas comment procéder ? Faire acte de candidature à un marché public implique de connaître un ensemble de procédures avec lesquelles tu n’es probablement pas familier. Il est pourtant dommage de te priver d’un réel vivier de clients. Une secrétaire freelance répond pour toi aux consultations et appels d’offres. Elle constitue également les dossiers.

Afin d’être tenue au courant des nouvelles opportunités, elle peut également assurer une veille.

Les tâches à déléguer à une secrétaire indépendante : nombreuses et variées !

Les missions pouvant être confiées à une secrétaire qui exerce en freelance sont vastes. En réalité, elles sont les mêmes que celles que tu envisagerais d’attribuer à une secrétaire salariée dans ton entreprise. Souvent, les professionnels commencent par sous-traiter quelques heures par semaine pour les tâches qui sont les plus difficiles pour eux :

  • standard téléphonique ;
  • facturation ;
  • préparation comptable.

Avec le temps et la confiance établie, tu auras certainement envie d’étendre ta collaboration. Ainsi tu te consacreras intégralement à ton cœur de métier, à ce qui fait fructifier ta société, au développement de ton chiffre d’affaires. La secrétaire indépendante devient un véritable bras droit qui travaille dans l’ombre à l’essor de ton activité.

Tu as besoin de prestations en télésecrétariat ? N’hésite pas à me contacter pour connaître tous les services que je propose.

Rédigé par Carine POIRIER qui suit la formation rédacteur Web de Lucie Rondelet.

Vous pouvez retrouver les prestations de Carine sur son Site Internet.


1 commentaire

Comment embaucher son 1er salarié dans le BTP ? - Secrétaire Indépendante · 13 septembre 2022 à 9h18

[…] C’est encore un peu de paperasse pour l’entrepreneur que tu es. Si tu as besoin d’aide, tu peux faire appel à une télésecrétaire. Elle pourra t’aider dans tes démarches. Tu peux consulter mon autre article sur les tâches que tu peux déléguer à une secrétaire indépendante. […]

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