Comment s’organiser lorsque l’on est secrétaire indépendante ?

Lorsque l’on se lance à son compte en tant que secrétaire indépendante, il est indispensable de gérer convenablement son temps pour rentabiliser son activité. Travailler chez soi et multiplier les clients peuvent représenter de réelles difficultés dans la logistique de son entreprise. Mais alors, comment s’organiser lorsque l’on est secrétaire indépendante ? Dans cet article, je t’explique pourquoi il est crucial de bien planifier tes journées pour rester focus sur tes objectifs. 

Secrétaire indépendante : 3 raisons d’aménager ton temps de travail

1. Travailler sereinement pour plusieurs clients

La principale difficulté, lorsque l’on collabore avec plusieurs clients, est de ne pas se mélanger les pinceaux dans les missions qui nous sont confiées. Tu peux être tenté de regrouper les tâches similaires de tes clients en pensant que tu gagneras de précieuses minutes. 

Tu t’exposes alors à un risque : confondre les attentes des clients et faire des erreurs. 

Pour travailler en toute sérénité, il est important de distinguer tes prestations au cours de la journée.

2. Définir le temps nécessaire pour chaque tâche

La meilleure façon d’optimiser ses journées et d’avancer intelligemment dans son travail, est de définir des créneaux pour chaque objectif. Il est bien évidemment fondamental d’être réaliste. Tu ne dois pas prévoir 1 heure pour réaliser le CV d’un client, par exemple, si tu sais pertinemment qu’il te faut en général 2 fois plus de temps pour en créer un qui sera convenable.  

Tu devras absolument te tenir à ton planning pour que celui-ci ait du sens.  

3. Dégager du temps pour la gestion de sa propre entreprise

Alors que tes clients font appel à toi pour prendre en charge la partie administrative de leur société, il est essentiel de pouvoir tenir la tienne également, de façon tout aussi appliquée.

Prévoir dans ton agenda des plages horaires qui te seront personnellement dédiées te permettra de ne pas encombrer ton esprit avec tes propres obligations entrepreneuriales. Tu auras alors du temps pour t’y consacrer calmement durant les heures que tu as réservées à cet effet. 

Je te dévoile dans la suite de cet article, quelques pistes et exemples d’organisations pour bien démarrer. 

Organiser et optimiser son temps de travail : les pistes pour commencer

Organisation quotidienne : préparer sa journée pour l’optimiser

Chaque jour, je démarre la journée par la consultation de mes mails. Il est alors important dès ce moment-là, de les traiter par ordre de priorité. Je peux ensuite réserver des plages horaires dans la journée pour me concentrer sur chacun de mes clients. Ces créneaux s’étalent sur la semaine, en fonction des échéances prévues. 

Le but est de pouvoir rester focalisé et d’être efficace.

Programmation hebdomadaire : créer des disponibilités pour ses clients

Au début de chaque semaine, je prends du temps pour vérifier la maintenance de mon site. 

Je réserve également une demi-journée pour préparer mon prochain projet.

Je consacre une autre demi-journée à la facturation de mes propres prestations.

Enfin, en fonction de ma gestion quotidienne, je garde des heures libres pour pouvoir accepter des rendez-vous clients ou pour traiter des demandes ponctuelles, telles que la création de CV, la mise en forme de lettre, l’envoi de documents administratifs, etc.  

Planning mensuel : poser des deadlines administratives

Entre le 10e et 15e jours de chaque mois, je me charge de rassembler tous les documents comptables de mes clients. 

J’effectue ensuite :

• le tri des documents ;
• le pointage sur les relevés de comptes ; 
• le listing des pièces manquantes si besoin.

 Vers le 18 du mois en cours, j’envoie ou dépose tous ces documents au cabinet comptable.

Dernière étape clé, le 25 du mois, je récupère les feuilles d’heures des salariés de mes clients pour effectuer une vérification, puis calculer leurs indemnités (frais kilométriques, paniers repas, etc.).

Tu l’as sans doute compris, être efficace demande une bonne organisation au quotidien. Préparer son planning mensuel, en y intégrant les échéances clé, est indispensable pour travailler sereinement et être performante. Optimiser chaque minute te permettra de t’épanouir en tant que secrétaire indépendante tout en étant rentable. Pour cela je planifie tout sur mon outil de gestion qui est notion.

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